Im Bereich Beratung Prozessmanagement befasst sich Matthias Schramm derzeit mit dem Thema schlanke Administration. Dabei ist sein oberstes Ziel ein sinnvolles System für die Ordnung und Organisation des Arbeitsplatzes zu schaffen.

In 5S Workshops hilft Matthias den Teilnehmern ein definiertes Ordnungssystem für die tägliche Arbeit  und die Arbeitsmittel zu schaffen. Einen Workshop-Tag beschreibt Matthias so: „Ich bereite vor Eintreffen der Teilnehmer den Konferenzraum und die Workshopunterlagen vor. Danach beginne ich den Workshop durch eine Begrüßung aller Teilnehmer und einer kurzen Vorstellungsrunde.“ Hierbei zeigt sich, welche Ergebnisse die Teilnehmer von dieser Schulung erwarten. Nachdem die Theorie der Büroorganisation in der Runde besprochen wurde geht es an die Arbeitsplätze der Teilnehmer, um das Erlernte direkt in die Tat umzusetzen. Nach der Neugestaltung und Optimierung der Arbeitsplätze gilt es die Nachhaltigkeit der Methoden zu prüfen. Dabei wird mit der Gruppe nach Möglichkeiten gesucht die Ordnung, Sauberkeit und Vermeidung von Verschwendung am Arbeitsplatz langfristig zu sichern.

Besonders interessant findet Matthias an seiner Tätigkeit, dass er mit vielen unterschiedlichen Menschen und den damit verbundenen Arbeitsplätzen in Kontakt kommt. „Es wird niemals langweilig und die  kurze Nervosität vor den Workshops ist natürlich immer da. Man lernt unglaublich viel in sehr kurzer Zeit. Die besondere Herausforderung ist, dass man sich nie in der gleichen Situation befindet “, so Matthias. “ Jeder Workshop ist anders und es bedarf jedes Mal viel Fingerspitzengefühl um auf die Teilnehmer einzugehen.“

Um das Projekt „schlanke Administration“ erfolgreich durchführen zu können ist es laut Matthias wichtig,  Moderationskenntnisse  und ein gewisses Organisationstalent zu besitzen. Ebenfalls von Vorteil ist eine schnelle Auffassungsgabe und Neugierde, um die unterschiedlichen Tätigkeiten der Workshopteilnehmer zu verstehen.

Um fehlende Kenntnisse aufzuarbeiten wirft Matthias gerne einen Blick in die EVOMOTHEK, er gibt zu: „Die EVO-Bibliothek hat mir schon das ein oder andere Mal geholfen. Oft sind auch die Kollegen wirklich eine sehr große Hilfe, um sich Wissen anzugeignen“, so Matthias weiter.  Besonders bei der Erstellung neuer Methoden und bei der Ausarbeitung des Workshopinhaltes hat er Unterstützung erfahren. „Hier ist das gesamte Team der Beratungsgruppe der maßgebliche Initiator. In der Gruppe werden neue Ideen gesammelt, ihre Umsetzbarkeit erörtert und Entschlüsse gefasst. Fast alles wird gemeinsam erarbeitet, dennoch gibt es viel Platz für eigene Ideen“, so Matthias. „Ohne die enge Zusammenarbeit sowohl mit der Geschäftsführung als auch mit den Kollegen aus dem Beratungsteam wären die Methoden und die Workshops alleine gar nicht zu realisieren“.

Während der Workshops konnte Matthias sich neue Fertigkeiten aneignen, die vorher nicht so stark ausgeprägt waren. So konnte er zum Beispiel seine Moderations- und Präsentationsfähigkeiten weiterentwickeln, ebenfalls hat er einiges zum Thema Projektmanagement und Organisation dazugelernt.  Matthias kommentiert den Mehrwert für den Kunden:  „Aufgrund meiner Arbeit gewinnt jeder Mitarbeiter des Kunden Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten, da Verschwendung minimiert wird. Durch den menschlichen Ansatz von EVOMOTIV genießt die Methode eine breite Akzeptanz und sorgt somit für eine nachhaltige Verbesserung. „